Le blog de Gestion des Ressources Humaines

Si vous vous dites "Il me manque du temps pour...", alors lisez la suite.

Le temps est votre bien le plus précieux et requiert une optimisation permanente pour en tirer le meilleur parti.

Pour un cuisinier confirmé, une bonne recette permet de réaliser un bon repas.
Pour un musicien confirmé, un bon instrument de musique permet d'obtenir une sonorité hautement agréable à l'oreille.

De bons outils de gestion de votre temps sont la garantie d'une amélioration notable de votre vie.

Quelques conseils :

1) Définissez votre liste de tâches à réaliser

2) Classez les tâches en fonction de leur importance et urgence

3) Classez vos documents par catégories (personnelle et professionnelle) et par date (année, mois, jour)

4) Déléguez les tâches que vous ne souhaitez pas réaliser ou pour lesquelles quelqu'un d'autre serait plus compétent

5) Utilisez des outils (de dernières générations) tels que l'ordinateur portable ou le PDA ( Personal Digital Assistant = ordinateur de poche) si cela s'avère nécessaire. (multiplicité des tâches et ressources associées)

6) L'utilisation de votre biorythme est un facteur facilitateur dans le gain de temps et l'efficacité à effectuer vos tâches :

Quatre heures de sommeil suffisent à certains, 8 heures à d'autres. L'important est la concentration accordée aux tâches à réaliser dans la journée.


7) Chassez les voleurs de temps :

a) La télévision

Combien de fois vous êtes-vous laissé(e) entrainer d'émission en émission, avez-vous pratiqué le zapping. En choisissant vos émissions à partir du programme TV, la télévision est à votre service et non l'inverse.

Appliquez la même règle pour la radio.

b) Le téléphone

Si vous souhaitez avoir des réponses immédiates, le téléphone est un bon moyen pour gagner du temps.
Si vous traitez une tâche urgente et que vous recevez un appel téléphonique, vous pouvez demander poliment à votre interlocuteur de vous rappeler à une heure que vous lui indiquerez.

Pour des réponses moins urgentes, privilégiez l'email ou le SMS. Vous évitez ainsi une prolongation imprévue de votre conversation téléphonique.

c) La file d'attentes

Vous êtes chez le médecin, à la poste, au magasin, pensez à porter un livre, une revue ou un lecteur mp3. Profitez pour écouter des textes pédagogiques sur des sujets qui vous passionnent.

par Jean LAHELY

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Jean LAHELY est depuis une quinzaine d'années formateur sur des outils de gestion du temps et d'entreprise.

Se faire plaisir

Pour éviter le stress, rien de tel qu'un agréable moment de détente où l'on se fait plaisir. Accordez-vous au minimum un après-midi ou une matinée par semaine, uniquement réservé pour vous. Se plonger dans un bain moussant tout en écoutant de la musique, lire un bon roman, regarder un film, faire les boutiques, s'adonner à son sport favori,sortir avec des amis. Toutes ces activités source de bonheur et de bien-être vous permettent de vous évader et réduire considérablement votre stress.

Positiver.

Ne vous faites pas de soucis inutiles pour tous les ennuis du quotidien. Un imprévu vous stresse, prenez du recul et posez-vous la question: Est-ce vraiment dramatique ? Au contraire, tournez votre esprit vers des solutions positives, faites le tri entre les petits soucis du quotidien et les problèmes réellement graves. Soyez optimiste, vous diminuerez ainsi l'emprise du stress sur votre esprit.

Pratiquer une activité physique.

Ne vous laissez pas envahir insidieusement par le stress jour après jour. Ne vous en prenez pas à votre entourage, à votre famille. Evacuez votre stress par une activité physique,vélo d'appartement, footing, nager, vélo. L'objectif étant d'éliminer les tensions pour réduire le stress.

Savoir dire non.

Imposez-vous et affirmez-vous. N'acceptez pas toutes les missions de votre employeur, si vous êtes déjà débordé de travail. Résultat vous ne savez plus ou donner de la tête et vous stressez à l'idée de ne pas pouvoir tenir vos engagements. La solution, osez dire non ! Ce n'est pas par ce que vous refusez un travail que votre patron va vous licencier. Vous devez être capable de dire non de plus en plus facilement que ce soit à votre patron, à votre petite amie, à votre famille. Ne vous en faites pas et ne stressez pas à l'idée qu'il vous ne voudront. Bien au contraire, les gens qui s'affirment sont respecté et écouté. Cela contribuera à vous redonner confiance en vous
et à éliminer naturellement votre stress.

Organisez-vous.

La planification est un élément important pour éliminer le stress. Procurez-vous un agenda et notez tout ce que vous avez à faire au cours de la journée, coup de téléphones, rendez-vous. Cela libérera votre esprit et vous évitera les oublis. Listez toutes les tâches et rayez une à une celle que vous avez effectué, cela vous permettra de ne rien oublier et ainsi vous évitera de vous retrouver dans
des situations difficiles génératrices de stress.
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Gilbert GIBIER
Editeur Internet
Email: reussirsavie@gmail.com
Pour en savoir plus, télécharger votre CD de visualisation sur le site de l'auteur:
http://www.gilgib.com/cl-stress

La crise financière et économique qui secoue le monde est davantage perçue sous un aspect dramatique. Le discours qu'elle inspire est, par moment, chargé de concepts à conotation négative: récession, inflation excessive, faillite d'entreprise, dégringolade de bourses, crise de confiance, gel d'investissements, pertes considérables de ressources...
Il est vrai que tout est arrivé très vite et aujourd'hui encore, rien ne rassure vraiment quant à la reprise tant souhaitée, bien que certains analystes prédisent la fin des turbulences pour... 2011, 2012 et bien audelà. On n'est vraiment sûr de rien.

Bon nombre d'entreprises réagissent au quotidien et annoncent (ou prennent) des mesures qui se traduisent à court terme, par des fermetures de sites, des licenciements, des chômages techniques, des gels d'embauches, d'investissements, de salaires, etc.

C'est une période de crise où les médias sont largement mis à contribution pour relayer des décisions managériales qui sont prises pour légitimer ces mesures. Pour l'ensemble des acteurs de l'entreprise, ce ne sont pas là, de bonnes nouvelles à entendre. Par ce biais, on ne fait qu'installer la peur et corser les inquiétudes.

Pourtant, le rôle de la Fonction RH est de garantir et d'apporter à l'entreprise, en tout-temps, les Ressources Humaines dont elle a besoin en quantité et en qualité. Elle se doit donc - cette Fonction RH - d'être en permanence, flexible, en s'adptant au contexte de l'heure: crise ou pas crise. Aussi, une situation de crise fût-elle préoccupante, comme c'est le cas, ne devrait pas être qualifiée d'exceptionnelle par le Manager RH dont l'attitude constante, est de réfléchir pour l'avenir plutôt que de s'illustrer dans une mission de sauvetage de meubles.
Les Ressources Humaines sont stratégiques que l'on soit en temps de paix ou en situation de crise. Le Manager RH n'a pas vocation d'encourager la dramatisation d'une crise qui secoue son entreprise; au contraire, c'est à lui de rassurer et d'apaiser. Il est un Business Partner, un Fournisseur de solutions, un contributeur permanent à la mise en place de talents et de compétences, un créateur de valeur ajoutée. C'est son rôle traditionnel. Des situations inattendues et changeantes ne font que le conforter dans ce rôle.

Pour remplir pleinement cette mission stratégique, le Manager RH a besoin au préalable, que la vision de l'entreprise soit clairement définie et partagée, de même que sa stratégie, ses objectifs et la disponibilité de ses ressources de toutes natures.

La mise en oeuvre d'un Management Stratégique nécessite en amont, que l'environnement interne et externe de l'entreprise soit correctement évalué. C'est une posture qui permet de pro-agir et d'atténuer les effets d'une crise éventuelle. Les solutions de sortie de crise ne devraient pas tout autant être exceptionnelles pour le Manager RH. En effet:
• l'entreprise doit communiquer et bien communiquer avec ses clients internes et externes, en partageant sa vision et ses valeurs;
• elle doit continuer à mobiliser ses équipes et renforcer son management de proximité;
• elle doit rassurer quant à l'opportunité et à l'efficacité des mesures qu'elle prend;
• elle doit se garder d'affaiblir son potentiel humain.
Les acteurs de l'entreprise ont besoin de savoir, d'avoir une visibilité sur les programmes qui sont définis, sur les activités qui sont planifiées et sur les ressources mobilisées.
La Stratégie RH a toujours été au coeur du développement de l'entreprise. Si on ne sent pas cette force tranquille c'est parce qu'on communique très peu dessus particulièrement en période de non-crise. Pour ainsi dire, la crise ne devrait pas être perçue comme un contexte exceptionnel qui devrait affoller le Manager RH.

Au contraire, c'est une opportunité qu'il doit saisir pour démontrer son rôle stratégque de constructeur du succès économique de son entreprise.

Keba Diallo
Ingenieur de la Formation

Selon une récente étude qui s’intitule « Externalisation des applications et processus RH effectuée par le cabinet d’étude Markess International, les entreprises sont de plus en plus nombreuses à confier leurs processus RH à un prestataire. La paye reste de loin le premier traitement concerné.

Pour les personnes qui s’intéressent aux différentes synthèses de ce cabinet se connecter via le lien suivant

http://www.markess.fr/synthese.php

En 2005, près d'une entreprise sur deux a recours à l'externalisation des ressources humaines. C'est le principal enseignement d'une étude ^(*) menée fin juin par Markess International. Le cabinet distingue plusieurs types d'externalisation :

       la prise en charge par un prestataire d'un processus tel que la paye

       l'administration du personnel ;

       la gestion partielle ou totale d'une application informatique ;

       le BPO (Business Process Outsourcing), qui consiste à confier à un spécialiste une ou plusieurs fonctions (paye, gestion du temps, des notes de frais, formation, etc.) ;

       mais aussi les solutions ASP, hébergées par un prestataire, qui couvrent le plus souvent des niches, comme le recrutement ou la gestion des compétences.

L’externalisation de la paie et  l’opération la plus pratiqué (75 % des entreprises concernés), devant l'administration du personnel (34 %), le recrutement (29 %), et la gestion du temps et des activités (27 %). Ces projets sont pilotés en priorité par la DRH et la direction générale (68 % et 63 % des cas), très loin devant la direction informatique (23 %). Avec celles de la distribution et du commerce, les entreprises industrielles sont les plus nombreuses à externaliser leurs applications ou leurs processus RH.

Le pourquoi de l’externalisation

Les entreprises visent par l’externalisation la réduction des couts (62 %) et l’amélioration de la qualité du service rendu aux collaborateurs (34 %). En plus de s’offrir les services  d'experts en ressources humaines.

L’externalisation ne présente pas que des avantages. Elle peut conduire en interne à des requalifications de postes ou à la reprise de personnel par le prestataire. Le risque de dégradation du climat social n'est donc pas négligeable. L'équipe RH doit également repenser sa façon de fonctionner et remettre à plat son organisation. Certains de ces professionnels se sentent parfois dépossédés d'une partie de leurs prérogatives.

Des gestionnaires confirmés de la paye, par exemple, n'acceptent pas toujours facilement de perdre le contrôle sur des données délicates concernant les salariés telles que les primes. Certains décident même de partir. D'autres se concentrent sur la gestion de la masse salariale. Enfin, les entreprises, craignant de ne plus pouvoir faire marche arrière, appréhendent la relation de dépendance envers le prestataire ou les outils informatiques.

Le gestionnaire des ressources humaines doit  disposer en permanence de tableaux de bord actualisés pour piloter son activité, et ce à l’aide des solutions d'analyse décisionnelle. En temps réel, celles-ci fournissent, de façon synthétique et transversale, des informations sur la performance de l'entreprise. Sur la base d'indicateurs clés et d'alertes ciblées, le décideur est en mesure d'améliorer l'efficacité de son organisation humaine, logistique ou commerciale.

Les outils décisionnels surtout les plus performants sont conçus pour soutenir la politique RH de l'entreprise, et offrir une réponse performante aux Directions des Ressources Humaines qui souhaitent analyser toutes les composantes Ressources Humaines de leur organisation.

A cet effet, l'outil d'extraction paramétrable permet a l’entreprise de constituer ses propres infocentres en fonction de ces besoins de reporting. Malheureusement au Maroc les outils  décisionnels sont ignorés par la plupart des entreprises même les plus grandes et j’avais de la chance moi-même de piloter un projet d’implémentation d’un outil décisionnel (cognos impromptu)

En effet, il est devenu indispensable que la gestion et le management des ressources humaines s’établissent à un certain niveau de synthèse, et disposent des outils nécessaires à la préparation collective et concertée de l’information, des outils qui aideront au pilotage et à la prise de décision, ce qui permettra de libérer les énergies pour l’action et la recherche de solutions.

Les fondements de la mise en œuvre d’un véritable contrôle de gestion des ressources humaines ne peuvent donc s’appuyer que sur un système d’information performant, reposant essentiellement sur des notions de stabilité et de qualité de l’information (délais, pertinence, fiabilité, efficience), ainsi que sur un ensemble d’indicateurs marquant l’évolution de la performance et l’utilisation optimale des ressources.

La première caractéristique de ce système d’information, dit décisionnel, consiste dans le fait que c’est un ensemble d’outils de gestion collective dont la force réside justement dans leur capacité à traiter un grand nombre d’informations. Ils offrent de larges possibilités d’agrégation de données selon plusieurs axes d’analyse facilement évolutifs.

Avec ces capacités de traitement et d’agrégation de données, l’intégration d’un tel système d’information constituera une approche quantitative du management des ressources humaines.

Les principaux champs d’application et d’analyse pouvant être contenus dans un système décisionnel dédié au domaine de gestion des ressources humaines sont :

ü   la gestion des temps et des activités (ex : heures supplémentaires et absentéisme) ;

ü   la gestion des effectifs (ex : effectifs existants, effectifs affectés) ;

ü   la gestion de la rémunération et de la masse salariale (ex : étude de l’évolution des charges).